Acreditamos que um dos princípios básicos de um bom atendimento prestado, comece pela recepção, que é o cartão de visita da empresa.

Quando o cliente chega para uma reunião ou visita , espera encontrar um ambiente agradável para aguardar o atendimento.

Recepcionistas são pessoas que representam a face da empresa – é com elas que o cliente conversa pela primeira vez e são elas que atendem os colegas que precisam de informações e de planejamento. Além de atender chamadas e direcionar visitantes, elas normalmente lidam com clientes,, marcam reuniões, etc.. Com todas essas responsabilidades, recepcionistas precisam ser realmente organizadas enquanto lidam com múltiplas tarefas de uma vez só. Uma pessoa não durará muito como recepcionista se ela não puder tratar de mais de uma coisa de uma só vez, lidando com tudo de maneira ordenada.

Tenha algum conhecimento sobre tecnologia. A peça mais importante com a qual uma recepcionista tem de trabalhar é o telefone – e todos os botões e linhas separadas associados. Habilidades com o computador também são necessárias – a maioria das recepcionistas precisa saber usar eficientemente o e-mail e tem de saber manipular processadores de textos. Também é útil saber como criar tabelas e usar qualquer programa específico da indústria.
Mantenha em mente que se copiadoras, scanners ou impressoras estiverem perto de sua mesa, você provavelmente terá de usar tais equipamentos (e ajudar colegas que tiverem problemas com os mesmos). Assim que você conhecer os tipos de máquinas sendo usadas no escritório, desvende todas as funções principais delas e descubra maneiras de corrigir os problemas comuns que elas apresentam.

Seja confiável. Uma recepcionista recebe a missão de cuidar de sua mesa de trabalho o tempo todo. A empresa reflete uma imagem ruim se ninguém atende o telefone, ou se uma grande fila de pessoas querendo ser ajudadas. Tornar-se confiável é uma prioridade! Se seu chefe souber que você é confiável e sempre disposta a ajudar, sua presença se tornará indispensável.

Tome nota de tudo. Se um chefe lhe pedir para fazer algo, anote as especificidades. Se um cliente ligar, anote as informações dele (nome, contato, o que ele deseja, etc.). As anotações são ótimas para permanecer organizada e relembrar todas as pequenas coisas que surgem durante o dia. Mantenha as anotações em um bloco de notas e carregue-o consigo o tempo todo. Você ficará surpresa com o quanto elas podem ser úteis, especialmente quando estiver tentando lembrar o que a pessoa que ligou a cinco horas atrás queria.
Escreva detalhadamente as mensagens e as releia. O mais importante aqui é: quando estiver anotando os desejos de um cliente, repita a mensagem e a informação de contato para garantir que elas estejam certas antes de desligar o telefone. Assim, você poderá passar a informação correta.

Lide com clientes que surgirem em seu negócio com eficiência e educação. Após os visitantes identificarem quem eles são e por quem estão procurando, entre em contato com o indivíduo e permita que ele saiba quem fala. Uma frase apropriada padrão é: “Sr. João, o Sr. Maurício da Empresa XYZ está aqui para a reunião das 2 horas”. Sempre apresente o nome e o sobrenome da pessoa e a empresa que ela representa. É útil perguntar se a pessoa tem uma reunião com o Sr. João. Você pode dizer ao visitante: “Sr. João falará com você em um momento”, ou “O Sr. João disse que está terminando uma reunião e entrará em contato com você em 5 minutos. Pode se sentar se assim desejar. Obrigada”.

Dicas

Mantenha problemas pessoais longe de sua área – isso inclui chamadas de celular e e-mails. Departamentos de inteligência podem e vão checar as atividades de seu computador.
Seja agradável com administradores. Veja se é possível ajudá-los com tarefas adicionais durante seu tempo livre.
Encontre alguém que possa cuidar de sua mesa durante pausas para o banheiro, para reuniões, para feriados, para almoços, etc.. Assim, você pode evitar que pessoas nervosas esperem pelo seu retorno.
Pergunte aos colegas se eles precisam de algo. Melhor fazer amigos ajudando do que reclamar e criar inimigos.
Manusear a correspondência normalmente faz parte do trabalho da recepção. Descubra para onde cada uma vai, quem as trará (e quando a chegada ocorrerá) no seu primeiro dia.
Sempre esteja disposta a aprender uma nova tarefa ou tarefa mundana. A versatilidade ajuda muito.
Escreva mensagens em um livro duplicado e dê uma cópia à pessoa que receberá a mensagem. Ou use um diário, que é mais fácil de consultar, especialmente para relembrar um nome ou número.

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